Documenten in de cloud: altijd toegankelijk? - Overcloudcomputing.nl

Documenten in de cloud: altijd toegankelijk?

In het boek Visies op Cloud Computing komen verschillende voor- en nadelen van cloud computing aan bod. Bij de voordelen gaat het vaak om de flexibele beschikbaarheid van informatie. Indien gewenst kunnen medewerkers met iedere device documenten raadplegen die voor het bedrijfsproces van belang zijn. Rapporten, verslagen, offertes, enzovoort zijn via de cloud onbeperkt beschikbaar. Beschikbaar is echter niet hetzelfde als vindbaar. Cloud oplossingen kenmerken zich over het algemeen door een groot 2.0 gehalte: persoonlijke portals, communities, wiki’s en documentsystemen ondersteunen de medewerkers bij hun informatiebehoefte en onderlinge communicatie. De geboden mogelijkheden en vrijheden kunnen er echter toe bijdragen dat documenten onvindbaar raken door onduidelijke naamgeving, verkeerde tags (trefwoorden), ontbrekende structuur enzovoort.

Als we in het kader van cloud computing overgaan tot webbased omgevingen, verwachten gebruikers de tools die ze kennen van het web. Zo is er de mogelijkheid om documenten van tags (labels) te voorzien waarmee documenten over een bepaald onderwerp (‘vakantie’) via de zoekfunctie als groep kunnen worden opgevraagd. Voor persoonlijk gebruik werkt deze functie over het algemeen naar behoren. Bij enterprise toepassingen gaat het echter om gemeenschappelijk gebruik van documenten en wat voor een medewerker een logische tag is, hoeft dat niet te zijn voor de collega. Bovendien is de hoeveelheid beheerde documenten in een enterprise vele malen groter. Ook de zoekmachine die op het web redelijk werkt, kent in een enterprise omgeving zijn beperkingen. Het is dan ook van belang dat organisaties bij de implementatie van een cloud omgeving nadenken over vormen van structurering en regels die daarbij moeten worden gehanteerd, zonder de flexibiliteit van cloud oplossingen in te perken. Daarbij kan gedacht worden aan vergelijkbare instrumenten als die in lokale content management en document management systemen worden ingezet om de enorme hoeveelheid documenten vindbaar te houden.

In ons vakgebied hanteren we het onderscheid tussen directe en indirecte toegankelijkheid. Directe toegankelijkheid betreft het zodanig ordenen van documenten in rubrieken dat gebruikers zonder gebruik van een zoekmachine kunnen doorklikken tot ze het juiste document hebben gevonden. Een dergelijke structuur noemen we een taxonomie of classificatie. Moderne systemen maken het mogelijk om metadata-termen aan te klikken waardoor alle documenten met de betreffende term bij elkaar worden getoond. Zo kunnen bijvoorbeeld alle documenten van een bepaald project met één klik worden opgevraagd. Bij indirecte toegankelijkheid speelt de zoekfunctie van een platform een grote rol. Het full tekst doorzoeken van een groep documenten geeft over het algemeen echter veel ruis in de resultaten. Ook kunnen relevante documenten gemist worden omdat de zoekterm wellicht niet in het document staat. De prestaties van de zoekfunctie kunnen sterk worden verbeterd door afspraken te maken over toe te kennen trefwoorden of tags. Dit kan een eenvoudige trefwoordenlijst of tagcloud zijn, of een geavanceerder systeem als een thesaurus of ontologie.

Welke cloudoplossing een organisatie ook kiest, het is verstandig om na te denken over de wijze waarop medewerkers hun documenten gaan organiseren en welke afspraken daarvoor moeten worden gemaakt.

Haagse Hogeschool | idmdenhaag.nl